脱エクセルでDXを推進する手順と代替システムの選定ポイント

複数人での同時編集が頻繁に発生する業務や、データ量が膨大でファイルが重くなりやすい業務は、脱エクセルを優先すべき領域です。エクセルは手軽に導入できるツールですが、情報を一元管理しようとすると不都合が生じます。

脱エクセルを成功させるためには、現場の混乱を避けるための計画的な手順を立てることが求められます。社内の業務フローが変更されると、担当者の負担が一時的に増す傾向にあるため、無理のない段階的な移行が欠かせません。具体的には、以下の流れでシステム移行を進めます。

• 現状の業務課題の洗い出し
• 新しいシステムに求める機能の要件定義
• 目的に合わせたシステム選定
• 一部門でのテスト運用
• 全社展開

最初のステップである現状の業務課題の洗い出しでは、日々のエクセル管理によって生じている具体的な問題を把握します。次に、その課題を解決するために必要な機能をリストアップする要件定義へと進みます。要件定義にもとづいて自社に合ったシステムを選定した後は、いきなり全社で切り替える手法は避けるのが無難です。

システム移行で失敗を防ぐためのポイントは、影響の少ない業務からスモールスタートで着手することです。一部門でテスト運用を行い、現場の意見を取り入れながら操作性や運用ルールを整えます。無理なく運用できると確認できた段階で全社展開へと進めることで、新しいツールのスムーズな定着につながります。

自社のペースに合わせた計画的な進行が、社内の脱エクセルとDX推進を前進させる要素となるのです。

脱エクセルを進めるにあたり、代替システムを選定する際は、機能の多さだけでなく現場の運用状況に合わせた着眼点を持つことが重要です。要件を満たしていても現場で定着しなければ本来の目的は達成できません。ここでは選定時のポイントを解説します。

iRohaは、自社に合う代替システムの選定から運用サポートまで、企業ごとの課題に合わせた伴走型の支援を提供しています。AIを活用して紙やエクセルによる手作業を自動化・効率化するDX支援を事業の主軸とし、無駄な作業を省いた業務フローの改善をサポートします。

ITに詳しくない中小企業において社内のIT担当が不在の場合でも、専門用語を使わず現場目線に立ったわかりやすい提案を行います。いきなりシステム全体を変えるのではなく、現場に直接足を運び、一部門から小さく始めて様子を見ながら徐々に展開するアプローチを採用し、無理のない新システムへの移行を後押しします。

また、Webシステムのみならず、業務管理や会員管理などを目的としたスマホアプリ（モバイルアプリ）開発にも対応し、各企業の状況に適した手段で課題解決に取り組みます。今のエクセル管理に限界を感じ、現場に定着するシステムへの移行を検討する際はお気軽にお問い合わせください。